Politique de confidentialité

Le présent document décrit le traitement des Données personnelles en lien avec le Site web exploité sous la dénomination NORTHLINE — HR Operations & Advisory, notamment ses formulaires de contact, les demandes relatives aux Prestations et les autres interactions engagées par l'intermédiaire du Site web. Il ne remplace pas les dispositions contractuelles relatives à la protection des données applicables aux différents mandats professionnels.

1. Exploitant et responsable du traitement

Le Site web est exploité sous la dénomination NORTHLINE — HR Operations & Advisory, sous la responsabilité d’Aleksia Rabinovich (l’Exploitant), qui est responsable du traitement des Données personnelles décrites dans la présente Politique, sauf indication contraire.

Site web : https://n-line.ch

Adresse professionnelle : Avenue Viollier 13, 1260 Nyon, Suisse

Contact pour la protection des données : legal@n-line.ch

2. Champ d’application, définitions et législation applicable

La présente Politique s’applique aux personnes physiques qui consultent le Site web ou interagissent avec celui-ci (chacune désignée par le terme Utilisateur), notamment celles qui soumettent une demande, sollicitent une consultation, s’abonnent à des communications ou prennent contact avec l’Exploitant par toute autre fonctionnalité du Site web.

Aux fins de la présente Politique :

Site web désigne n-line.ch ainsi que les pages, formulaires, contenus et fonctionnalités associés mis à disposition sous ce domaine.
Exploitant désigne la personne responsable du Site web, identifiée à la section 1.
Utilisateur désigne toute personne physique qui accède au Site web ou interagit avec celui-ci.
Données personnelles désigne toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable.
Traitement désigne toute opération portant sur des Données personnelles, notamment leur collecte, enregistrement, conservation, utilisation, communication, modification et destruction.
Données d’utilisation désigne les informations techniques générées lors de l’utilisation du Site web, notamment celles relatives à la connexion, à l’appareil, au navigateur et à la sécurité.
Prestations désigne les prestations de conseil et d'accompagnement opérationnel en ressources humaines suisses présentées par l’Exploitant sur le Site web. Le contenu et les conditions contractuelles d’un mandat particulier sont régis séparément.
Prestataire tiers désigne toute organisation externe fournissant des services d’hébergement, de communication, de sécurité, de paiement ou d’autres fonctionnalités techniques utilisées en lien avec le Site web ou une demande associée.

La présente Politique est établie principalement conformément à la loi fédérale du 25 septembre 2020 sur la protection des données (LPD ; RS 235.1) et à ses dispositions d’exécution. D’autres législations impératives sur la protection des données ne s’appliquent que dans la mesure où le Traitement concerné relève de leur champ d’application.

3. Catégories et sources des Données personnelles

L’Exploitant traite les Données personnelles communiquées volontairement par les Utilisateurs ou générées automatiquement en lien avec le Site web, selon la fonctionnalité concernée.

En fonction de l’interaction, les catégories de données peuvent comprendre :

Données d’identification et de contact : nom, adresse électronique, numéro de téléphone lorsqu’il est demandé, organisation, fonction professionnelle et autres coordonnées communiquées par l’Utilisateur.
Données relatives aux demandes et à la correspondance : objet sélectionné, contenu des messages, échéances pertinentes, échanges et dossiers correspondants.
Données relatives aux consultations : thème de la demande de consultation individuelle en ressources humaines suisses, description de la situation, informations relatives à d’éventuels documents et, lorsqu’une prestation est acceptée, autres informations strictement nécessaires à celle-ci.
Données relatives aux abonnements : coordonnées et informations nécessaires à la gestion d’un abonnement facultatif aux communications de Northline, ainsi que les choix correspondants de l’Utilisateur.
Données d’utilisation et de sécurité : adresse IP, ressources demandées, date et heure de consultation, caractéristiques du navigateur et de l’appareil, identifiants techniques et événements de sécurité.
Données commerciales et transactionnelles : informations nécessaires à l’administration d’une prestation acceptée, à la facturation, au suivi des paiements ou au respect des obligations légales de conservation.
Données relatives aux candidatures ou partenariats : uniquement lorsque la fonctionnalité correspondante est mise à disposition sur le Site web, les informations transmises dans le cadre d’une candidature spontanée ou d’une demande de partenariat, comme précisé ci-dessous.

Certaines demandes de consultation peuvent porter sur des situations telles que la maladie, un accident ou d’autres circonstances susceptibles de révéler des Données personnelles sensibles. Ces informations ne sont pas requises dans le formulaire ordinaire de premier contact. Lorsque des justificatifs complémentaires sont nécessaires, l’Exploitant communique des instructions distinctes.

La fourniture des informations signalées comme obligatoires dans un formulaire du Site web est nécessaire au traitement de la demande correspondante. Les autres informations sont facultatives. L’absence d’informations nécessaires peut empêcher l’Exploitant d’examiner une demande ou d’y répondre. L’Exploitant peut également recevoir des coordonnées pertinentes d’un correspondant professionnel ou d’une organisation représentée par l’Utilisateur, sous réserve du droit applicable.

4. Modalités de traitement, accès et sécurité

Le Traitement est effectué par des moyens électroniques et, le cas échéant, manuels, conformément aux finalités énoncées dans la présente Politique et au moyen de mesures techniques et organisationnelles appropriées visant à protéger les Données personnelles contre tout accès, toute modification, toute communication, toute perte ou toute destruction non autorisés.

L’accès est limité à l’Exploitant et, lorsque cela est nécessaire, aux personnes ou prestataires externes autorisés à exercer des fonctions liées au fonctionnement du Site web, aux communications, à l’administration ou à la demande concernée. Le recours à un Prestataire tiers n’implique pas, en lui-même, l’externalisation des prestations de conseil professionnel de Northline.

Les Données personnelles peuvent être traitées au lieu d’établissement de l’Exploitant et dans les lieux d’activité des prestataires techniques concernés. Le Traitement et les communications à l’étranger sont abordés à la section 7.

5. Finalités du traitement et informations détaillées

5.1. Fonctionnement et hébergement du Site web

Finalité : Rendre le Site web accessible, en diffuser les contenus, maintenir ses fonctionnalités techniques, diagnostiquer les erreurs et assurer la continuité des activités.

Données traitées : Données d’utilisation et informations techniques de connexion, notamment adresses IP et journaux de requêtes.

Catégorie de prestataires : Hébergement du Site web et infrastructure technique. Le Site web est hébergé par Infomaniak, en Suisse. Les copies destinées à la restauration du Site web sont conservées à l’aide de Dropbox Business, pour lequel l’Exploitant indique un stockage dans une région européenne. Certains accès techniques ou services d’assistance connexes peuvent avoir lieu dans d’autres juridictions.

5.2. Demandes générales et demandes relatives aux Prestations

Finalité : Recevoir et examiner les demandes, fournir des informations sur les Prestations, répondre à la correspondance et organiser, le cas échéant, des contacts ultérieurs.

Données traitées : Données d’identification, de contact, d’organisation et relatives aux demandes communiquées par l’intermédiaire du Site web, ainsi que la correspondance qui en résulte.

Le Site web met à disposition des moyens de contact pour les demandes relatives aux prestations de conseil et d’accompagnement opérationnel en ressources humaines suisses de l’Exploitant. La transmission d’une demande ne crée pas, à elle seule, un mandat professionnel. Lorsqu’une demande conduit à un engagement, le Traitement nécessaire à cet engagement est régi par les accords et informations applicables.

Traitement technique : Les formulaires du Site web sont administrés au sein de l’installation WordPress de l’Exploitant. Les communications et leurs copies sont traitées par l’intermédiaire de son infrastructure de courrier électronique, fournie par Infomaniak.

5.3. Demandes de consultation individuelle en ressources humaines suisses

Finalité : Déterminer l’adéquation et le périmètre d’une consultation demandée, communiquer avec le client potentiel et, si la demande est acceptée, organiser la consultation et les démarches administratives qui s’y rapportent.

Données traitées : Coordonnées, sujet de droit ou d’administration des ressources humaines suisses sélectionné par l’Utilisateur, résumé des faits communiqués, informations temporelles pertinentes et correspondance ou documents ultérieurs, lorsque nécessaires.

Ce dispositif de demande concerne les questions de ressources humaines et d’administration de l’emploi en Suisse. Chaque demande initiale est examinée avant acceptation. Les pièces justificatives sont demandées séparément, si nécessaire. Le formulaire initial du Site web n’est pas destiné à recevoir des documents d’identité, des dossiers médicaux détaillés, des dossiers du personnel ou d’autres éléments sensibles qui ne seraient pas nécessaires.

L’existence de ce dispositif n’implique pas la fourniture de conseils sur les systèmes de droit du travail étrangers.

5.4. Abonnement aux actualités et communications éditoriales

Finalité : Enregistrer et administrer les abonnements facultatifs et, lorsque l’envoi de communications débutera, transmettre les actualités de Northline, les publications de N-journal et d’autres informations relatives aux ressources humaines suisses.

Données traitées : Données d’identification et de contact des abonnés, préférences d’abonnement et informations pertinentes pour la gestion de l’abonnement et de son retrait.

L’abonnement est facultatif et indépendant de toute demande de Prestations. Les informations relatives aux abonnés sont administrées au moyen du système de gestion des contacts intégré au Site web de l’Exploitant, FluentCRM. Chaque courrier électronique éditorial ou promotionnel envoyé dans le cadre de l’abonnement comprendra un moyen de désabonnement. Une opposition ou toute autre demande relative à la protection des données peut également être adressée aux coordonnées indiquées à la section 1.

Les informations relatives à l’abonnement ne sont pas utilisées pour adresser des communications étrangères aux finalités indiquées lors de sa souscription.

5.5. Sécurité du Site web et protection contre les abus automatisés

Finalité : Identifier les accès malveillants ou automatisés, empêcher les activités non autorisées et protéger les formulaires et l’infrastructure du Site web.

Données traitées : Données d’utilisation, adresses IP, caractéristiques du navigateur et de la connexion, événements de sécurité et signaux techniques de vérification.

Prestataires tiers :

Wordfence / Defiant : Pare-feu du Site web, surveillance de la sécurité et fonctions connexes de détection des menaces. Certaines informations techniques relatives à des menaces présumées et aux connexions des visiteurs sont transmises à l’infrastructure de Wordfence.
Cloudflare Turnstile : Vérification des interactions avec les formulaires du Site web et protection contre les soumissions automatisées. Ce service traite des informations techniques relatives au navigateur et à la connexion et peut utiliser le stockage du navigateur à des fins de vérification. Cloudflare décrit également certains traitements destinés à améliorer la détection des robots. De plus amples renseignements figurent dans l’avenant relatif à la protection des données de Cloudflare Turnstile.

Ces fonctions visent à sécuriser le Site web. Elles ne constituent pas un engagement de ces prestataires à fournir les Prestations professionnelles en ressources humaines de Northline.

5.6. Présentation du contenu du Site web

Finalité : Assurer l’affichage et la présentation corrects du contenu du Site web.

Données traitées : Informations techniques relatives au navigateur et à la connexion, notamment les adresses IP lorsqu’elles sont transmises lors du chargement de ressources externes.

Le Site web charge actuellement certaines ressources typographiques au moyen de Google Fonts, ce qui peut établir une connexion directe entre le navigateur de l’Utilisateur et l’infrastructure de Google. La présente section sera réexaminée si ces ressources sont ultérieurement hébergées localement.

Le Site web utilise Weglot pour traduire et présenter son contenu dans d’autres langues. Le contenu du Site web est traité par Weglot à cette fin. Le chargement de certaines ressources du service de traduction implique également le traitement d’informations techniques relatives au navigateur et à la connexion, notamment les adresses IP. Les communications internationales sont examinées à la section 7.

5.7. Demandes et propositions de partenariat

Finalité : Recevoir, examiner et traiter les demandes de collaboration professionnelle, de partenariat commercial, de recommandation ou d’autres relations d’affaires concernant les activités de l’Exploitant.

Données traitées : Nom et coordonnées professionnelles du correspondant, organisation représentée, contenu et nature de la proposition ainsi que les échanges ultérieurs pertinents.

Mode de collecte : Les organisations peuvent transmettre leurs propositions de partenariat au moyen du formulaire de contact général existant sur le Site web. Aucun formulaire distinct n’est requis à cette fin. L’Exploitant peut conserver, de manière proportionnée, les propositions et correspondances professionnelles qui en découlent afin de les examiner et d’assurer un suivi raisonnable. Leur transmission ne crée aucun partenariat ni aucune obligation contractuelle.

5.8. Candidatures spontanées

Finalité : Recevoir et examiner des manifestations spontanées d’intérêt professionnel, déterminer si une possibilité de collaboration peut exister et communiquer avec le candidat au sujet de sa candidature.

Données traitées : Données d’identification et de contact, curriculum vitæ, qualifications, parcours professionnel, expérience, disponibilités et autres informations volontairement communiquées pour l’examen d’une candidature.

Lorsque le Site web invite à soumettre des candidatures spontanées, l’Exploitant traite les informations communiquées par le canal désigné à cette fin. Les informations personnelles sans rapport avec la candidature ou excessives ne devraient pas être transmises. Les candidatures peuvent être conservées pendant une durée justifiée par leur examen et par une éventuelle prise en considération ultérieure expressément convenue, sous réserve du droit applicable et de leur suppression lorsque la finalité du traitement prend fin. La transmission d’une candidature ne crée aucune relation de travail ni aucune obligation de proposer un poste.

5.9. Administration des Prestations acceptées et paiements

Finalité : Organiser les consultations acceptées, administrer les données contractuelles et comptables, émettre les factures et enregistrer ou recevoir les paiements.

Données traitées : Coordonnées des clients, références des Prestations et factures, montants et états des paiements ainsi que correspondance associée.

5.10. Contacts professionnels et développement commercial consécutif à une demande

Finalité : Maintenir des registres de contacts professionnels appropriés à la suite de demandes reçues, envisager d’éventuelles relations professionnelles et assurer un suivi proportionné concernant les prestations de ressources humaines suisses pertinentes au regard du contact initial.

Données traitées : Données d’identification et coordonnées professionnelles, informations sur l’organisation, objet de la demande et historique limité de la correspondance ou de la relation nécessaire à cette fin.

Lorsqu’un Utilisateur contacte l’Exploitant à titre professionnel, les informations pertinentes peuvent être conservées dans les registres de contacts commerciaux de l’Exploitant tant qu’il existe une relation ou une finalité de prospection justifiée et actuelle, sous réserve d’un réexamen périodique et du droit applicable. La transmission d’une demande ne constitue pas automatiquement un consentement à recevoir une newsletter ou des communications électroniques de prospection sans rapport avec la demande. Les abonnements éditoriaux facultatifs sont régis séparément par la section 5.4. L’Utilisateur peut s’opposer à de nouveaux contacts commerciaux directs en le signalant à l’Exploitant.

6. Cookies, technologies similaires et journaux techniques

Le Site web et certains services techniques intégrés peuvent utiliser des cookies, le stockage du navigateur ou d’autres identifiants techniques lorsque cela est nécessaire à la sécurité, aux fonctionnalités ou à d’autres finalités divulguées. Des informations complémentaires sur ces technologies, leurs finalités et les moyens de contrôle disponibles figurent dans la Politique relative aux cookies distincte du Site web.

En particulier, la vérification destinée à prévenir les soumissions automatisées et le chargement de ressources externes peuvent impliquer des interactions avec des Prestataires tiers. Les journaux du serveur peuvent enregistrer des événements techniques pertinents pour le fonctionnement, la maintenance et la sécurité.

L’Exploitant évalue les technologies nécessitant une information particulière, un choix de l’Utilisateur ou son consentement en vertu du droit applicable. Si des technologies de suivi facultatives ou un service d’analyse d’audience nécessitant des mesures complémentaires sont introduits, les informations et mécanismes requis seront mis à disposition conformément au droit applicable.

7. Destinataires et communication de Données personnelles à l’étranger

Les Données personnelles ne sont communiquées à des destinataires externes que lorsque cela est nécessaire aux finalités énoncées dans la présente Politique, notamment aux prestataires d’hébergement, de communication, de sécurité du Site web, de stockage des données et, lorsque la fonctionnalité correspondante est activée, de paiement ou de traduction.

Les catégories pertinentes de destinataires et les prestataires actuellement utilisés sont identifiés à la section 5. Lorsque la loi l’exige, une communication peut également avoir lieu en vertu d’une obligation légale contraignante ou pour constater, exercer ou défendre des droits en justice ; cette indication ne signifie pas que les données relatives aux consultations seraient systématiquement transmises aux autorités ou à des conseillers externes.

Le Traitement a lieu principalement en Suisse. Des Données personnelles peuvent également être communiquées à des destinataires situés dans l’Union européenne / l’Espace économique européen (UE/EEE) et aux États-Unis d’Amérique, en lien avec les prestataires techniques concernés.

Lorsqu’un État destinataire ou un destinataire est reconnu comme assurant un niveau de protection adéquat selon le droit suisse, la communication est régie par cette reconnaissance. Lorsque tel n’est pas le cas, elle doit reposer sur des garanties appropriées au sens de l’article 16, alinéa 2, LPD ou sur une exception applicable prévue à l’article 17 LPD.

8. Conservation des Données personnelles

Les Données personnelles sont traitées et conservées pendant la durée nécessaire à l’accomplissement de la finalité pour laquelle elles ont été collectées, compte tenu de la nature de la demande ou de la relation et des éventuelles obligations légales, contractuelles, probatoires ou comptables applicables.

En particulier, les dossiers relatifs aux demandes sont conservés pendant la période nécessaire à leur examen et à la réponse à y apporter ainsi que, lorsque cela est justifié, à la documentation des échanges. Les dossiers relatifs à une consultation acceptée peuvent être conservés plus longtemps lorsqu’il est nécessaire de documenter les Prestations fournies, d’établir la portée des conseils donnés ou de préserver des éléments de preuve pertinents pour d’éventuelles prétentions. Les informations inutiles ou faisant double emploi sont supprimées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires.

Les données relatives aux abonnements sont conservées tant que l’abonnement reste actif. Après le désabonnement, l’Exploitant peut conserver des informations limitées lorsque cela est nécessaire pour respecter le choix de l’Utilisateur ou satisfaire à une obligation légale justifiée.

Les informations relatives aux candidatures spontanées, lorsqu’elles sont sollicitées ou soumises par un canal autorisé, sont conservées pendant la durée justifiée par l’examen de la candidature et toute prise en considération ultérieure admissible. Les propositions de partenariat et les échanges professionnels correspondants sont réexaminés en fonction de leur pertinence actuelle et de toute finalité commerciale justifiée.

Les journaux techniques, les enregistrements temporaires et les copies de restauration sont conservés conformément à des finalités opérationnelles ou de sécurité distinctes et proportionnées. La suppression d’informations dans un système actif n’entraîne pas nécessairement leur disparition immédiate des sauvegardes à accès restreint, qui restent soumises à leurs propres cycles de restauration et de conservation.

Lorsqu’une obligation légale, un litige ou un autre motif licite impose une conservation plus longue, les informations pertinentes peuvent être conservées dans la mesure nécessaire.

9. Droits des Utilisateurs selon le droit suisse de la protection des données

Sous réserve des conditions et restrictions prévues par la LPD, l’Utilisateur peut exercer les droits suivants concernant ses Données personnelles :

Accès : obtenir des informations relatives au Traitement de ses Données personnelles.
Rectification : demander la correction de Données personnelles inexactes.
Opposition et cessation : s’opposer à un Traitement illicite ou demander qu’un Traitement ou une communication cesse lorsque les conditions légales sont réunies.
Effacement : demander la suppression ou la destruction de Données personnelles lorsque cela est juridiquement fondé, sous réserve des motifs permettant leur conservation.
Remise ou transmission des données : demander la remise ou le transfert de Données personnelles lorsque les conditions légales sont remplies.

Lorsqu’un Traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré sous réserve du droit applicable. Les demandes doivent être adressées à l’Exploitant à l’adresse legal@n-line.ch. L’Exploitant peut demander les informations nécessaires à la vérification de l’identité du demandeur et à la protection des droits d’autrui.

Les demandes sont examinées et traitées dans les délais et selon les modalités prescrits par le droit applicable. Les droits peuvent être soumis à des restrictions légales, à des obligations de confidentialité, à des prétentions juridiques justifiées ou à d’autres motifs licites de poursuite du Traitement.

Lorsque d’autres législations impératives en matière de protection des données s’appliquent à une activité particulière de Traitement, les droits et informations complémentaires imposés par ces législations demeurent réservés.

10. Informations complémentaires relatives au Traitement

Données concernant des tiers

Lorsqu’un Utilisateur communique des Données personnelles concernant une autre personne, il devrait veiller à ce que cette communication soit licite et pertinente au regard de la demande formulée. L’Exploitant peut demander que des informations inutiles ou inappropriées soient supprimées ou transmises par un autre canal. Cette disposition ne décharge pas l’Exploitant de ses propres obligations découlant du droit applicable en matière de protection des données.

Demandes des autorités compétentes et procédures judiciaires

Des Données personnelles peuvent être conservées ou communiquées lorsque le droit applicable l’exige, à la suite d’une demande licite d’une autorité compétente ou lorsque cela est nécessaire pour constater, exercer ou défendre des droits en justice. Ces communications sont soumises aux exigences légales applicables et ne font pas partie de la fourniture habituelle des consultations en ressources humaines suisses.

Informations complémentaires

Lorsqu’une fonctionnalité particulière du Site web nécessite des informations allant au-delà de la présente Politique, celles-ci peuvent être fournies au point de collecte concerné ou dans une déclaration distincte.

11. Modifications de la présente Politique

L’Exploitant peut modifier la présente Politique afin de tenir compte de l’évolution du Site web, des activités de Traitement associées, des exigences légales applicables ou des prestataires concernés. La version en vigueur et sa date de révision seront mises à disposition sur le Site web.

Dernière mise à jour : 16 octobre 2026